Organisation du projet

Article publié le

En septembre 2021, la DFAC a nommé en tant qu’organe décisionnel et de surveillance du projet un Comité de pilotage (CoPil), qui est présidé par la Conseillère d’Etat Sylvie Bonvin-Sansonnens et dans lequel les trois institutions (Unifr ; HEP|PH FR ; DFAC) sont représentées. Le CoPil a nommé en janvier 2022 un Comité de projet (CoPro) chargé de la réalisation du projet et de la préparation des objectifs soumis à décision du CoPil.

Une première structure d’organisation de projet a été mise en place afin de répondre aux besoins de la phase stratégique et conceptuelle du projet. Plusieurs groupes de travail (GT) par domaine ont été institués afin d’élaborer des solutions aux problématiques de la mise en œuvre du projet, qui sont ensuite soumises au CoPro et du CoPil. La coordination des différentes activités des GT a été assurée par le biais d’un Kernteam, en rassemblant les présidents et présidentes des GT respectifs.

Avec la révision des statuts de l’Université approuvée par le Conseil d’Etat au début de l’année 2024, le conseil de Faculté constitutif, le doyen fondateur ainsi que la vice-doyenne fondatrice et les vices-doyens fondateurs sont entrés en fonction. Ceux-ci ont pour tâche d’adopter les actes législatifs internes à l’Université nécessaires au fonctionnement de la nouvelle Faculté. Par ailleurs, constatant que le projet a glissé de la phase stratégique et conceptuelle vers la phase de mise en œuvre et opérationnelle, le CoPil a décidé en juillet 2024 d’adapter la structure d’organisation du projet. Ainsi, il a modifié les tâches et compétences des différents organes du projet afin de mieux répondre aux besoins de la phase opérationnelle jusqu’à la reprise formelle des responsabilités par l’Université.

Dans cette nouvelle structure d’organisation du projet, le CoPil se concentre principalement sur un rôle de monitorage, bien qu’il conserve ses compétences décisionnelles si des décisions sont nécessaires. Les membres du Kernteam et de l’ancien CoPro sont rassemblés en un nouveau CoPro, chargé de garantir un pilotage du projet efficace et efficient, de préparer les dispositifs décisionnels et les rapports à l’intention du CoPil et d’assurer la communication. Un Comité du CoPro est institué afin d’assurer en permanence la coordination des travaux ainsi que le pilotage opérationnel des activités.

CoPro

  1. Garantir un pilotage du projet efficace et efficient, préparer les dispositifs décisionnels et les rapports à l’intention du CoPil et assurer la communication
  2. Floriane Gasser, cheffe du Service des affaires universitaires (SAfU) ; Fabian Amschwand, chef de projet.

Comité du CoPro

  1. Assurer en permanence la coordination des travaux ainsi que le pilotage opérationnel des activités
  2. Fabian Amschwand (co-président du CoPro) ; Floriane Gasser (co-présidente du CoPro) ; Philippe Genoud (doyen fondateur de la nouvelle Faculté, Unifr) ; Anne Crausaz (coordinatrice du projet à l’interne de l’Unifr) ; Murielle Sudan (coordinatrice du projet à l’interne de la HEP|PH FR) ; Baptiste Meunier (membre du groupe de coordination Communication).

Groupes de travail

Les GT qui doivent encore développer un concept ou mettre en œuvre des décisions du CoPil poursuivent leurs activités. Les autres GT se tiennent à disposition en cas de besoin des organes internes de l’Université en charge de la mise en œuvre du projet ou terminent leur mandat.

Les GT encore en activité sont :

GT Bibliothèques

  1. Planification conceptuelle du regroupement et de l’intégration des bibliothèques des deux institutions sous le toit institutionnel de l’Université.
  2. Anne Carrel, Cheffe du Centre de documentation, HEP | PH FR
  4. Intégration de la FoCo à l’Université sur le plan organisationnel, administratif et technique.
  5. Julie Salder, Doyenne des formations continues et prestations aux tiers, HEP | PH FR

GT Formation continue (FoCo)

  1. Intégration de la FoCo à l’Université sur le plan organisationnel, administratif et technique.
  2. Julie Salder, Doyenne des formations continues et prestations aux tiers, HEP | PH FR

GT Personnel 

  1. Planification conceptuelle du regroupement des ressources humaines et de l’intégration du personnel des deux institutions sous le toit institutionnel de l’Université.
  2. Patrick Erni, Responsable du Service du personnel, Unifr

Groupe de coordination Communication 

  1. Assurer la communication autour du projet, à l’interne et à l’externe des institutions.
  2. Carole Ballaman, Responsable du Service de communication, HEP|PH FR ; Marius Widmer, Chef du service Unicom, Unifr ; Baptiste Meunier, collaborateur scientifique, DFAC

Les GT se tenant à disposition en cas de besoin des organes internes de l’Université en charge de la mise en œuvre sont :

GT Infrastructures

  1. se tient à la disposition du Service infrastructures de l’Unifr pour des questions ponctuelles
  2. Catherine Jenny, Collaboratrice technique dipl. A, Service des bâtiments, Unifr

GT Législation

  1. se tient à la disposition du Service juridique de l’Unifr pour des questions ponctuelles.
  2. Ralph Doleschal, Secrétaire général, Unifr

GT IT

  1. se tient à la disposition de la Direction IT de l’Unifr pour des questions ponctuelles
  2. Stéphane Recrosio, Directeur des services IT, Unifr

Les mandats des GT Finances, Etat-major et Services académiques sont terminés. La mise en œuvre des concepts ainsi que des décisions prises dans leur domaine respectif relève désormais de la responsabilité des deux institutions, en particulier de l’Université.